FAQ für Gäste und Partner des KIT

Was ist eine Gästekarte des KIT?

Die Gästekarte des KIT ist eine multifunktionale Chipkarte. Neben Mitarbeiter/innen und Studierenden gibt es zahlreiche Personen, die für Ihre Zusammenarbeit mit dem KIT eine Chipkarte benötigen.

Was kann ich mit meiner Gästekarte tun?

Die KIT-Card stellt viele Anwendungsgebiete bereit.

Zutritt zum Campus Nord

Eine Standard-Gästekarte des KIT berechtigt nicht zum Zutritt zum Campus Nord. Wenn Sie den Zutritt zum Campus Nord benötigen, muss dazu ein Antrag gestellt werden, es wird eine Gästekarte Campus Nord (siehe Layout) ausgestellt. Nähere Angaben finden Sie dazu auf den Seiten der Campussicherheit.

Zutrittskarte für Gebäude

Bei Bedarf kann die Gästekarte als Zutrittskarte für Gebäude freigeschaltet werden. Wenden Sie sich bitte an eine/n der Gebäudebeauftragten, die Ihnen das Sekretariat Ihres Instituts nennen kann.

Geldbörse

Nicht personalisierte Gästekarten (Zutrittskarten, s. Kartenlayouts) sind ohne Bezahlfunktion!

Alle anderen Gästekarten können zur Bezahlung in den Cafeterien und Mensen des Studierendenwerks Karlsruhe sowie in der Kantine des Campus Nord genutzt werden. Hierfür kann das Guthaben an den Auf- und Abwertstationen an diesen Standorten verwaltet werden.
Zur Aufwertung besteht ebenfalls die Möglichkeit des Autoloads. Das bedeutet, dass Sie direkt an der Kasse Ihre Geldbörse aufladen können. Dazu ist die Anmeldung und die Erteilung einer Einzugsermächtigung erforderlich. Die Anmeldung ist bei allen Servicepoints des Studierendenwerks Karlsruhe möglich.

Wichtig: Nach einem KIT-Card-Tausch müssen Sie sich für Autoload neu registrieren.

Bibliotheksausweis

Die Gästekarte kann als Bibliotheksausweis genutzt werden. Die gilt sowohl für die Nutzung der KIT-Bibliothek, als auch für die Nutzung der Bibliotheken anderer Karlsruher Hochschulbibliotheken, der Landesbilbiothek Karlsruhe sowie der Stadtbibliothek.
Als Bibliotheksausweis berechtigt die Gästekarte zur Ausleihe, zur Nutzung der Garderobenschränke im Untergeschoss der KIT Bibliothek und zur Nutzung des Fernleiheautomatens.

Wer erhält eine Gästekarte des KIT?

Jeder Gast, der eine Gästekarte benötigt, kann eine Chipkarte ausgestellt bekommen. Dabei wird zwischen Gästen des Campus Nord und Gästen des Campus Süd/Ost/West unterschieden.

Was passiert, wenn ich ein Bild hochlade?

Erst einmal nichts!
Am darauf folgenden Arbeitstag gegen 5:00 Uhr wird automatisch die Produktion derjenigen Ausweise gestartet, für die ALLE Produktionsvoraussetzungen erfüllt sind.
Diese Voraussetzungen sind wie folgt:

Sie sind Gast des Campus Süd, West oder Ost UND haben einen GUP-Account, der für eine KIT-Card freigeschaltet ist (für Gäste des Campus Nord wird keine automatisierte Kartenproduktion angeboten. Campus Nord Gäste lassen sich im Ausweisbüro des CN vor Ort einen Ausweis erstellen)
Sie haben noch keine KIT-Card
oder
Sie haben bereits einen Ausweis, der innerhalb der nächsten 6 Wochen abläuft oder bereits abgelaufen ist UND für die Zeit nach Ablauf der alten Karte gibt es ein bestehendes Vertragsverhältnis.
Unter my.scc.kit.edu liegt ein Ausweisbild vor (Tip: Wenn ein Bild angezeigt wird, liegt es dem Kartenmanagementsystem auch vor).

Fazit:
Das Hochladen des Bildes an sich löst keine Kartenproduktion aus.
Wenn aber das Hochladen des Bildes das letzte Kriterium für eine automatisierte Kartenproduktion erfüllt, dann wird am nächsten Arbeitstag automatisch ein Ausweis erstellt. Sobald der Ausweis gedruckt ist, wird automatisch eine Benachrichtigungsmail an ihr KIT-Postfach geschickt aus der Abholort und Abholzeitpunkt hervorgehen.

In allen anderen Fällen, wie zum Beispiel bei Kartenverlust/-defekt oder bei einer Namensänderung gehen Sie ohne weitere Nachfrage direkt zu einem der Ausweisbüros und lassen sich dort direkt einen neuen Ausweis erstellen.
Das Hochladen des Bildes löst in diesen Fällen keine automatisierte Produktion aus, beschleunigt aber die manuelle Erstellung, weil das von Ihnen hochgeladene Bild verwendet werden kann und nicht erst eines aufgenommen werden muss.

Wie und wo erhalten neue Gäste und Partner/innen Ihre Gästekarte?

Abhängig vom Standort (Campus) gelten unterschiedliche Regelungen und Vorgehensweisen.

Gäste des Campus Nord - mit/ohne GuP-Account

Benötigen eine Gästekarte, die zur Einfahrt in den Campus Nord berechtigt. Sie melden sich persönlich in der Anmeldung des Campus Nord an und stellen dort einen Antrag auf Ausstellung einer Gästekarte. Die Gästekarte wird dort produziert und ausgegeben und das dafür benötigte Bild wird vor Ort aufgenommen.

Gäste- und Partner/innen der Campus Süd, Ost und West mit GuP-Account

Bekommen eine KIT-Card ausgestellt, wenn die Berechtigung durch einen IT-Bevollmächtigten in der Gäste-undPartnerverwaltung (GuP) des KIT beantragt wurde.

Nach dem Hochladen eines aktuellen Bildes unter https://my.scc.kit.edu/ und der Produktion des Ausweises am nächsten Arbeitstag wird per E-Mail an das KIT-Postfach über die Abholmöglichkeiten im Ausweisbüro.

Falls kein Upload möglich/kein geeignetes Bild vorhanden ist, kann die Gästekarte auch im Ausweisbüro produziert werden. Im Laufe des Vorgangs wird mit der dort installierten Kamera ein Bild aufgenommen.

Gäste der Campus Süd, Ost und West ohne GuP-Account (z.B. Fremdfirma)

Können über das Sekretariat/einen Gebäudebeauftragten der KIT-Organisationseinheit mit unpersonalisierten Gästekarten augestattet werden. Solche Gästekarten können von dieser Stelle/Person über das KIT-Gebäudemanagement beantragt werden.

Was muss ich für das Erstellen/Abholen der Gästekarte ins Ausweisbüro mitbringen?

Sie müssen sich mittels Personalausweis authentifizieren. Beim Tausch Ihrer Gästekarte bringen Sie zudem bitte Ihre alte Karte mit.

Wie lange ist meine Gästekarte gültig?

Die Gästekarte hat eine maximale Gültigkeitsdauer bis zum Vertragsende, jedoch maximal 5 Jahre. Die Gültigkeit endet am letzten Tag des Monats, der auf der Karte aufgedruckt ist.

Ich benötige eine neue Gästekarte, was muss ich dafür tun?

Wichtig: Das Hochladen eines Bildes im Self-Service-Portal bewirkt nur beim Ablauf der Kartengültigkeit das automatisierte Erstellen einer neuen Gästekarte! Sollten Sie keine Nachfolgekarte wünschen oder benötigen, laden Sie kein Bild hoch/löschen Sie ein vorhandenes Bild auf https://my.scc.kit.edu/.
Abgelaufene oder in Kürze ablaufende Gästekarten werden nicht für Campus Nord-Gäste und auch nicht für Gäste ohne GuP-Account automatisiert ersetzt!
Defekte/verlorene Gästekarte müssen in Einzelproduktion im Ausweisbüro ersetzt werden.
Das Guthaben auf der aktuellen Gästekarte kann beim Kartentausch auf die neue Gästekarte übertragen werden. Sprechen Sie dafür die Mitarbeiter/innen im Ausweisbüro an. Wenn Sie die Vorgängerkarte nicht vorlegen können, oder wenn der Vorgang aus technischen Gründen nicht möglich ist, oder wenn das Übertragen vergessen wurde, müssen Sie sich an das Studierendenwerk Karlsruhe wenden.
Autoload-Kunden (= automatisches Aufladen der Karte) müssen sich nach Erhalt einer neuen KIT-Card für Autoload erneut registrieren.

Meine Gästekarte ist abgelaufen

Verlängerungen sind nicht möglich!

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine neue Gästekarte notwendig ist: Verlust, Defekt, das Erreichen/Überschreiten des aufgedruckten Ablaufdatums, etc. Darunter erfahren Sie, welche Regelung für Ihren Standort gilt.

Bekomme ich automatisch eine Nachfolgekarte?

Eine Nachfolgekarte kann erstellt werden, wenn das auf der KIT-Card aufgedruckte Ablaufdatum in Kürze (4-6 Wochen) erreicht wird / bereits überschritten ist.

Gäste des Campus Nord

Sie erhalten eine neue KIT-Card in der Anmeldung im Campus Nord. Das automatisierte Erstellen einer Nachfolgekarte ist nicht vorgesehen, das Hochladen eines Fotos - bei vorhandenem GuP-Account - ist unwirksam!

Gäste des Campus Süd, Ost und West mit GuP Account

Sie erhalten automatisiert eine neue Gästekarte, wenn:

Ihr Arbeitsvertrag über das auf der aktuellen KIT-Card aufgedruckte Ablaufdatum besteht.
Die aktuelle Karte in 4-6 Wochen abläuft oder bereits abgelaufen ist.
Sie ein Bild für die Nachfolgekarte unter https://my.scc.kit.edu/ hochgeladen haben.

Am ersten Arbeitstag, an dem alle 3 Kriterien erfüllt sind, wird Ihre neue Gästekarte produziert und Sie werden anschließend per E-Mail an das KIT-Postfach informiert, wann und wo sie zur Abholung bereit liegt.

Wichtig: Wenn das Hochladen des Bildes nicht möglich ist, weil Sie kein geeignetes Bild zur Verfügung haben oder bei technischen Problemen, können Sie sich eine (neue) Gästekarte im Ausweisbüro erstellen lassen. Wenden Sie sich auch dann an das Ausweisbüro, wenn Sie einen Arbeitstag nach dem Hochladen des Bildes keine Benachrichtigungsmail an Ihr KIT-Postfach erhalten haben.

Gäste des Campus Süd, Ost und West ohne GuP Account

Wenden Sie sich an das jweilige Sekretariat der Organisationseinheit bzw. an eine(r) der Gebäudebeauftragten.

Ich habe meine Gästekarte verloren

Gehen Sie zu Ihrem zuständigen Ausweisbüro und bringen Sie das ausgefüllte Verlustanzeige-Formular mit. Lassen Sie sich dort einen neuen Ausweis erstellen, dafür kann ein unter https://my.scc.kit.edu/ noch vorhandenes/neu hochgeladenes Bild verwendet werden.

Melden Sie den Verlust unbedingt auch bei der KIT-Bibliothek, um dort die Karte als Bibliotheksausweis sperren zu lassen.

Sofern Sie Ihre Gästekarte auch als Ausweis der Stadtbibliothek Karlsruhe oder der Badischen Landesbibliothek nutzen, melden Sie den Verlust dort ebenfalls.

Sollten Sie ein Guthaben auf Ihrer Gästekarte haben, veranlassen Sie die Deaktivierung der Bezahlfunktion dieser Karte und das Zurückerstatten der Summe auf Ihr Bankkonto beim Studierendenwerk Karlsruhe über den dort zu findenden online-Antrag.

Muss ich Berechtigungen, die ich für die alte Gästekarte erhielt, neu beantragen?

Nein, diese werden auf die Nachfolgekarte übertragen. Das gilt für Gebäudezutritt und auch für die Einfahrt nach Campus Süd und Ost.

Was ist zu tun bei Defekt meiner Gästekarte?

Gehen Sie mit der defekten Gästekarte zu Ihrem zuständigen Ausweisbüro. Lassen Sie sich dort eine neue Gästekarte erstellen, dafür kann ein unter https://my.scc.kit.edu/ vorhandenes /neu geladenes Bild verwendet werden (nur für Gäste des Campus Süd, Ost und West mit GuP-Account!).

Ein Guthaben auf der aktuellen Gästekarte kann beim Tausch auf die neue Karte übertragen werden, bzw. nachträglich über das Studierendenwerk Karlsruhe. Das Auzahlen der Summe erfolgt ausschließlich über das Studierendenwerk.

Wie kann ich das Guthaben auf meiner Gästekarte umbuchen/auszahlen lassen?

Wichtig: Im Ausweisbüro ist das Auszahlen des Guthabens nicht möglich!

Umbuchen im Ausweisbüro

Beim Tausch einer abgelaufenen/defekten Karte wird das darauf vorhandene Guthaben auf Wunsch auf die neue KIT-Card übertragen. Sprechen Sie ggf. die MitarbeiterInnen im Ausweisbüro darauf an.

Wichtig: Merken Sie sich die Ausweis- und Geldbörsennummer der KIT-Card vor dem Tausch im Ausweisbüro.

Umbuchen beim Studierendenwerk Karlsruhe

Wenn das Umbuchen im Ausweisbüro beim Kartentausch vergessen wurde oder nicht möglich war, muss der Vorgang über das Studierendenwerk Karlsruhe erfolgen.

Wichtig: Für diesen Vorgang müssen Sie die Geldbörsennummer sowohl der alten als auch der neuen KIT-Card kennen. Diese finden Sie unter my.scc.kit.edu unter der Registerkarte "KIT-Card".

Auszahlen beim Studierendenwerk

Sie müssen sich an das Studierendenwerk Karlsruhe wenden und einen online-Antrag ausfüllen. Sie müssen dort die Geldbörsennummer der KIT-Card angeben, deren Guthaben zurückerstattet werden soll. Weitere Informationen dazu, darunter den o.g. online-Antrag, finden Sie auf der Webseite des Studierendenwerks.

Wo finde ich die Geldbörsennummer meiner KIT-Card?

Gäste mit GuP-Account finden diese Daten für ihre aktuelle, ab Mai 2018 erstellte Gästekarte im Self-Service-Portal my.scc.kit.edu. Beim Aktivieren einer neuen KIT-Card werden diese Informationen überschrieben und sind für Sie somit nicht mehr abrufbar. Notfalls können Sie diese Informationen für die Vorgängerkarte(n) auch nach bereits erfolgtem Kartentausch über eine Anfrage an uns erhalten.

Gäste mit vor Mai 2018 erstellten Gästekarten und GuP-Konto finden diese Daten auf dem Ausdruck, der ihnen bei der Ausgabe der Karte mitgegeben wurde. Diese Information kann nicht über die o.g. Anfrage ermittelt werden, da sie bei der Migration des Kartenbestands nicht zur Verfügung stand!

Gäste ohne Gäste- und Partner-Account erhalten alle Kartendaten in Papierform beim Erstellen der Gästekarte.

Nicht personalisierte Gästekarten (Zutrittskarten, s. Kartenlayouts)haben keine Geldbörse!

Meine Tätigkeit am KIT ist beendet/endet in Kürze, was muss ich mit meiner KIT-Card tun?

Da die Gästekarte KIT-Eigentum ist, müssen Sie sie beim Beenden Ihrer KIT-Tätigkeit im Ausweisbüro/Sekretariat des Instituts abgeben.

Einen auf der Gästekarte noch existierenden Geldbetrag wird Ihnen vom Studierendenwerk Karlsruhe zurückerstattet. Die Höhe dieses Betrags können Sie sich an allen Verpflegungsautomaten mit Kartenleser anzeigen lassen, oder beim Studierendenwerk erfragen, allerdings müssen Sie dafür die Geldbörsennummer der KIT-Card nennen!